Как организовать учет в 1С:УНФ, если ваш бизнес состоит из нескольких юридических лиц
Вроде бы говорят, что с тремя детьми легче, чем с двумя. Или что-то вроде того, что где пятеро, там и шестого примут. Может, это и так (хотя сомневаюсь), но когда ваш бизнес объединяет в себя несколько юридических лиц, вам точно не легче. Как минимум, с учетом.

Мой любимый УНФ позволяет вести учет по нескольким организациям в одной базе. Однако, в этом случае при настройке параметров учета требуется принять решение о способе ведения учета: вести учет полностью раздельно по организациям или по бизнесу в целом.

Другими словами, вопрос у вас скорее всего возникнет такой - нужно или нет ставить галочку напротив пункта «Учет в компании в целом» (раздел Настройки/Компания).
НО В ЧЕМ БУДЕТ СОСТОЯТЬ ОТЛИЧИЕ В УЧЕТЕ? При нажатии знака вопроса справа от этого пункта, можно увидеть «разъясняющие» комментарии по этому поводу.

В кавычки взял слово «разъясняющие», потому что понять из этого комментария практически ничего невозможно.

А между тем, вопрос о выборе подхода к учету в нескольких организаций отнюдь не праздный, это тот самый случай, когда решение надо принять в начале настройки, потом уже его изменить не получится.

Мы решили самостоятельно разобраться с этим вопросом и делимся с вами своими наблюдениями.

Начнем с главного отличия: во всех ключевых регистрах накопления в УНФ есть такая аналитика, как Организация, и она будет заполняться по-разному.

В том случае, если учёт ведётся ОБОСОБЛЕННО - в данной аналитике будет указана та организация, к которой тот или иной документ или операция имеет отношение.

Если учёт АГРЕГИРОВАННЫЙ, то значение этого реквизита всегда будет одно и то же, оно будет соответствовать организации, указанное в поле «Компания» рядом с настройками учета по нескольким организациям.

На практике же это будет означать, что, с одной стороны, при ОБОСОБЛЕННОМ учете вы сможете видеть всю аналитику как в целом, так и в разрезе организаций, с другой - все движения и остатки всех видов будут жестко в учете разделены.

И соответственно, наоборот, при АГРЕГИРОВАННОМ учете – настройка отчетов в разрезе организаций будет возможно только в отдельных случаях, но многие объекты учета (например, те же товары) будут общими и могут быть задействованы в операциях для любой организации в базе. Реквизит «Организация» во всех документах будет иметь информативный характер и будет использоваться только для корректной печати документов или дифференциации при выгрузке документов в бухгалтерскую базу.

Рассмотрим эти отличия на примерах.

1.Продажа и любое иное использование ТМЦ: при оформлении реализации клиенту в случае ЕДИНОГО учета программа вне зависимости от указанной в документе организации позволит отгрузить любой товар, имеющийся в остатках на любом складе в системе вне зависимости от того, на какую организацию он был приобретен. При ОБОСОБЛЕННОМ учете, остатки товара на любых единых складах ведутся в разрезе организации, и если товар на складе есть, но он принадлежит другой организации, то документ оформить не получится. Аналогичные правила действуют при других манипуляциях с товаром: производстве, перемещении, списании на расходы, инвентаризациях.

ВАЖНО! Аналогично ведется учет товарных остатков и в разрезе грузовых таможеных деклараций (ГТД), что может стать неприятной проблемой при оформлении счетов-фактур на реализацию - в ЕДИНОМ учете при реализации товаров программа не отслеживает, где чья ГТД, а просто подставляет по порядку в документы все номера деклараций из зарегистрированных в программе.

Аналитические отчеты в разрезе организаций по движениям товаров и остаткам при обособленном учете формируются без проблем. При агрегированном способе такие отчеты получить тоже можно, например, разделив склады (т.е. для каждой организации создать свой отдельный склад в учете), в противном случае, корректные товарные остатки в разрезе организаций вы не увидите.

2.Движение денег: в данном случае полная обособленность сохраняется вне зависимости от выбора вида учета.

3.Заработная плата: при АГРЕГИРОВАННОМ учете зарплата начисляется по единой организации, но выплачена может быть с расчетного счета или из кассы любой организации в системе. Провести анализ расчетов с сотрудниками в разрезе организаций возможности нет (но вопрос можно решить через правильное использование подразделений).

При ОБОСОБЛЕННОМ учете начисление зарплаты и ее выплата осуществляются строго в разрезе организаций. С аналитическими отчетами в разрезе организаций проблем нет.

4. Авансовые отчеты: «подводный камень» при работе с подотчетными суммами при ЕДИНОМ учете состоит в том, что долг подотчетников невозможно дифференцировать по организациям, и если у вас есть сотрудники, которые трудоустроены в несколько организаций одновременно, то вашим бухгалтерам добавится работы в части корректного оформления авансовых отчетов. При ОБОСОБЛЕННОМ учете подобных проблем, естественно, не возникает.

5. Имущество: при ЕДИНОМ учете распределять в учете активы и начисляемую амортизацию по организациям можно , если применяя особым образом подразделения, при РАЗДЕЛЬНОМ учете – все осуществляется строго в разрезе организаций.

6. Распределение косвенных расходов: если ваша учетная политика требует распределения косвенных расходов (управленческие, коммерческие, прочие) по направлениям, подразделениям или по заказам и проектам, то при ОБОСОБЛЕННОМ учете сумма косвенных затрат будет определяться в пределах организации, которая их совершала, и распределение будет происходить по выбранной базе также только в пределах этой организации.

При АГРЕГИРОВАННОМ учете сбор всех косвенных затрат и их распределение осуществляется единым образом по всему бизнесу.

7. Отчетность: при РАЗДЕЛЬНОМ учете любые управленческие отчеты, как сводные финансовые, так и любые маркетинговые и операционные можно сформировать как отдельно по каждой или нескольким организациям, так и в целом по бизнесу.
При ЕДИНОМ учете возникнут проблемы при формировании отчетов в разрезе организаций. Тем не менее, большое количество отчетов сформировать получится, выбрав в качестве аналитики реквизит «Организация» из документов.

Но в силу того, что далеко не все записи в регистрах учета формируются с использованием этого реквизита, все сводные финансовые отчеты, такие как: Управленческий баланс, Отчет о финансовом результате (прибылях и убытках), отчет о движении денежных средств – можно получить только в агрегированном виде по бизнесу целиком.

Также, как правило, с ошибками формируются документы по товарным остаткам.

ВАЖНО! В УНФ на момент написания настоящей статьи не предусмотрена элиминация внутригрупповых оборотов ни при обособленном ведении учета, ни при агрегированном, что сильно ограничивает использование данной программы для тесно взаимодействующих друг с другом групп компаний.

Резюмируя, можно дать следующие рекомендации по выбору способа ведения учета по нескольким организациям в УНФ:

АГРЕГИРОВАННЫЙ УЧЕТ рекомендуется использовать в двух случаях:

1) Когда бизнес фактически единый, распределение доходов и расходов между организациями носит исключительно бухгалтерско-налоговый характер

2) Когда требуется отделить бухгалтерский контур бизнес от прочих доходов и расходов (например, для последующей выгрузки в бухгалтерскую базу документов), но при этом бизнес по сути является единым и анализироваться должен как единое целое

ОБОСОБЛЕННЫЙ УЧЕТ оправдан в случае необходимости получения всей аналитики строго в разрезе организаций.

Если у вас есть свои вопросы и проблемы по работе с УНФ, на которые вы не можете найти ответы, направляйте их мне на почту y.loktev@fin-uchet.pro, и я постараюсь вам помочь.
Made on
Tilda