Настройка справочников для управленческого учета
Справочники (НСИ) в любой конфигурации 1С - базовый и важнейший элемент всей системы учета.

Справочников в программе немало - есть простые для понимания и заполнения, обычно это т.н. служебные справочники: валюты, единицы измерения, расчетные счета, должности и т.п.

А есть справочники, которые надо предварительно очень серьезно продумать, чтобы и работать пользователям было с ними комфортно, и ошибки в учете минимизировались и управленческая отчетность была информативной.

К таким справочникам можно отнести: Номенклатуру и Номенклатурные группы, Контрагентов, Подразделения, Склады, и, конечно же, финансовые - Статьи движения денежных средств, Статьи затрат, Статьи прочих доходов и расходов.

В этой статье мы рассмотрим подходы к формированию именно трех финансовых справочников применительно к конфигурации Бухгалтерия предприятия.

При создании новой бухгалтерской базы вышеуказанные справочники уже имеют типовое заполнение.

Например типовой справочник статей ДДС будет иметь примерно такой вид:
На всякий случай, напомним, что этот справочник надо еще "включить" для использования. Осуществляется это в разделе Администрирование/Функциональность/Банк и касса - напротив пункта "Статьи движения денег" должна стоять "галочка".
Типовой справочник статей затрат выглядит не намного информативнее. Статей там может быть и побольше, но, с точки зрения задач управленческого учета, они либо слишком укрупненные, например как статья "Материальные расходы", либо чрезмерно детализированные ("Оплата больничного").

Нельзя не отметить, что на практике не существует единого обязательного подхода к формированию финансовых справочников для ведения управленческого учета. Даже среди наших коллег - консультантов по управленческому учету - нет единого мнения по этому поводу, и каждый опирается на свой опыт и знания, особенно в части подходов к структурированию затрат (прямые/косвенные, переменные/постоянные).

Тем не менее, попробуем сформулировать общие правила и рекомендации при формировании подобных справочников, проверенные на десятках выполненных нами проектов по постановке управленческого учета.
1. Справочники должны быть многоуровневыми, т.е. иметь определенную группировку статей
Суммирование затрат по группам, например: производственные, управленческие коммерческие, - является необходимым элементом любой управленческой отчетности и требуется для финансового анализа.

Практически любой отчет в 1С поддерживает возможность иерархического представления аналитики с расчетом итоговых значений по каждой группе. Но чтобы воспользоваться этой возможностью статьи в справочнике необходимо правильным образом сгруппировать.
Количество уровней группировки определяется исключительно сложностью вашего бизнеса, но мы рекомендуем делать не более трех уровней (т.е. максимум группа/подгруппа/статья), т.к. при большем количестве сильно страдает читабельность управленческих отчетов.
2. Статьи должны быть пронумерованы
Нумерация в наименовании статей позволяет решить вопрос с их сортировкой, т.к. по умолчанию в справочнике и в отчете, сформированном на его основе, статьи будут располагаться в алфавитном порядке. И, например, в отчете о прибылях и убытках первым пунктом может вполне оказаться амортизация - статья тоже по-своему важная, но точно не самая главная при анализе.

Как показывает наша практика работы с отчетами, наиболее удобно читать и анализировать отчеты, когда затраты в нем проранжированы по мере убывания их важности, т.е. их величины. Другими словами, статьи должны быть отсортированы от наибольших к наименьшим (в рамках своей группы).

Конечно, можно настроить сортировку статей в отчете по суммам, но мы предпочитаем эту сортировку задавать вручную через нумерацию с учетом их группировки.

Например, мы используем стандартно шестизначную нумерацию, где верхнему уровню будет соответствовать первые две цифры, второму - вторые две и т.д. Качественно сделанная нумерация не перегрузит отчет, а, наоборот, добавит ясности и информативности вашим отчетам.

Вот как, например, будет выглядеть управленческий отчет ДДС с выполненной группировкой и нумерацией:
3. Определить нужный уровень детализации статей
Как уже было выше сказано, типовые финансовые справочники в бухгалтерской конфигурации содержат слишком укрупненные статьи, однако, в процессе разработки своих справочников многие финансисты излишне увлекаются, и получается перекос в другую сторону - справочники и отчеты получаются очень детализированными, громоздкими, сложно читаемыми.

Чтобы избежать данной проблемы мы в своих проектах используем "Правило 10%", т.е. изначально выделяем только те статьи, доля которых в своей группе составляет не менее 10%. Если доля каких-то затрат будет меньше, мы их объединяем по смыслу с другими статьями или относим на прочие расходы.

Например, расходы на рекламу в Яндексе и в соцсетях можно объединить в более крупную статью "Интернет-реклама". Однако, как и в любом другом аспекте управленческого учета, финальные решения остаются за управленцем, правило 10% - это только рекомендация. Если для вас или для вашего руководителя важно видеть в отчете определенные статьи затрат несмотря на их долю, значит, она подлежит отражению в справочнике.

И отдельный совет по статье "Прочие расходы" - ее размер не должен превышать более 5-10% от общего размера статей группы. Многие специалисты по учету любят относить все подряд на статью "Прочие", и ее доля достигает иногда космических размеров.

В таких случаях имеет место одна из двух причин: либо сотрудники неверно определяют статью, либо в состав прочих попала статья, которую необходимо выделить уже в качестве отдельной.
4. Статьи в справочниках должны быть сопоставимы
Очевидно, что статьи движения денежных средств и статьи затрат по большинству позиций операционной деятельности совпадают: расходы на зарплату, на различные виды услуг и ТМЦ, на налоги и т.п., поэтому есть смысл нумеровать и именовать аналогичные статьи одинаково. Это позволит впоследствии отслеживать корреляцию между отчетом ДДС и ОПиУ, да и процесс бюджетирования заметно упростится.

В полной мере этот совет относится и к сопоставлению справочников "Статьи ДДС" и "Статьи прочих доходов и расходов".

Разумеется, будут позиции, которые для каждого справочника окажутся уникальными. Так, например, в справочнике статей ДДС не будет амортизации, а в справочнике статей затрат в свою очередь будут отсутствовать группы статей ДДС, связанные с инвестиционной и финансовой деятельностью: получение или выдачи займов, финансовые вложения, взаиморасчеты с учредителями, платежи за основные средства.
5. Предустановленные статьи переименовать в аналоги
В любом типовом справочнике 1С есть т.н. предустановленные (предопределенные) элементы, которые не подлежат удалению. Кто-то их переносит в группу "Неиспользуемые" или "Старые", кто-то просто их переименовывает по порядку согласно имеющемуся списку новых статей.

Мы настоятельно рекомендуем задействовать предустановленные статьи, но переименовывать их в статьи-аналоги. Дело в том, что предустановленные статьи, как правило, настроены как статьи по умолчанию, и автоматически заполняются при создании новых первичных документов в программе, в итоге приходится тратить дополнительное время на их замену.

Кроме того, в некоторых специфических документах возможность выбора статьи вообще отсутствует, по умолчанию в проводки устанавливается одна из предустановленных статей без возможности замены (например, такая статья прочего расхода как "Разницы стоимости возврата и фактической стоимости товаров" или курсовые разницы).

Предопределенный элемент отличить от обычного несложно, он имеет желтый кружочек, и его невозможно удалить.
Резюмируя, хочется еще раз отметить, что вопрос формирования финансовых справочников не является жестко регламентированным, каждый руководитель определяет вид и содержание управленческой отчетности таким образом, чтобы ему была максимально понятной финансово-экономическая ситуация в его компании.

Для тех же, кто хочет воспользоваться нашим опытом составления справочников для 1С, мы бесплатно предлагаем несколько готовых шаблонов справочников статей ДДС и статей затрат для различных видов бизнеса в формате xls, которые вы уже можете оперативно доработать под себя.

Оставьте свою почту и в течение нескольких минут вы получите справочники себе на почту.
Узнайте о возможностях внедрения управленческого учета и наших отчетов в своей компании
Made on
Tilda