НО В ЧЕМ БУДЕТ СОСТОЯТЬ ОТЛИЧИЕ В УЧЕТЕ? При нажатии знака вопроса справа от этого пункта, можно увидеть «разъясняющие» комментарии по этому поводу.
В кавычки взял слово «разъясняющие», потому что понять из этого комментария практически ничего невозможно.
А между тем, вопрос о выборе подхода к учету в нескольких организаций отнюдь не праздный, это тот самый случай, когда решение надо принять в начале настройки, потом уже его изменить не получится.
Мы решили самостоятельно разобраться с этим вопросом и делимся с вами своими наблюдениями.
Начнем с главного отличия: во всех ключевых регистрах накопления в УНФ есть такая аналитика, как Организация, и она будет заполняться по-разному.
В том случае, если учёт ведётся ОБОСОБЛЕННО - в данной аналитике будет указана та организация, к которой тот или иной документ или операция имеет отношение.
Если учёт АГРЕГИРОВАННЫЙ, то значение этого реквизита всегда будет одно и то же, оно будет соответствовать организации, указанное в поле «Компания» рядом с настройками учета по нескольким организациям.
На практике же это будет означать, что, с одной стороны, при ОБОСОБЛЕННОМ учете вы сможете видеть всю аналитику как в целом, так и в разрезе организаций, с другой - все движения и остатки всех видов будут жестко в учете разделены.
И соответственно, наоборот, при АГРЕГИРОВАННОМ учете – настройка отчетов в разрезе организаций будет возможно только в отдельных случаях, но многие объекты учета (например, те же товары) будут общими и могут быть задействованы в операциях для любой организации в базе. Реквизит «Организация» во всех документах будет иметь информативный характер и будет использоваться только для корректной печати документов или дифференциации при выгрузке документов в бухгалтерскую базу.
Рассмотрим эти отличия на примерах.
1.Продажа и любое иное использование ТМЦ: при оформлении реализации клиенту в случае ЕДИНОГО учета программа вне зависимости от указанной в документе организации позволит отгрузить любой товар, имеющийся в остатках на любом складе в системе вне зависимости от того, на какую организацию он был приобретен. При ОБОСОБЛЕННОМ учете, остатки товара на любых единых складах ведутся в разрезе организации, и если товар на складе есть, но он принадлежит другой организации, то документ оформить не получится. Аналогичные правила действуют при других манипуляциях с товаром: производстве, перемещении, списании на расходы, инвентаризациях.
ВАЖНО! Аналогично ведется учет товарных остатков и в разрезе грузовых таможеных деклараций (ГТД), что может стать неприятной проблемой при оформлении счетов-фактур на реализацию - в ЕДИНОМ учете при реализации товаров программа не отслеживает, где чья ГТД, а просто подставляет по порядку в документы все номера деклараций из зарегистрированных в программе.
Аналитические отчеты в разрезе организаций по движениям товаров и остаткам при обособленном учете формируются без проблем. При агрегированном способе такие отчеты получить тоже можно, например, разделив склады (т.е. для каждой организации создать свой отдельный склад в учете), в противном случае, корректные товарные остатки в разрезе организаций вы не увидите.
2.Движение денег: в данном случае полная обособленность сохраняется вне зависимости от выбора вида учета.
3.Заработная плата: при АГРЕГИРОВАННОМ учете зарплата начисляется по единой организации, но выплачена может быть с расчетного счета или из кассы любой организации в системе. Провести анализ расчетов с сотрудниками в разрезе организаций возможности нет (но вопрос можно решить через правильное использование подразделений).
При ОБОСОБЛЕННОМ учете начисление зарплаты и ее выплата осуществляются строго в разрезе организаций. С аналитическими отчетами в разрезе организаций проблем нет.
4. Авансовые отчеты: «подводный камень» при работе с подотчетными суммами при ЕДИНОМ учете состоит в том, что долг подотчетников невозможно дифференцировать по организациям, и если у вас есть сотрудники, которые трудоустроены в несколько организаций одновременно, то вашим бухгалтерам добавится работы в части корректного оформления авансовых отчетов. При ОБОСОБЛЕННОМ учете подобных проблем, естественно, не возникает.
5. Имущество: при ЕДИНОМ учете распределять в учете активы и начисляемую амортизацию по организациям можно , если применяя особым образом подразделения, при РАЗДЕЛЬНОМ учете – все осуществляется строго в разрезе организаций.
6. Распределение косвенных расходов: если ваша учетная политика требует распределения косвенных расходов (управленческие, коммерческие, прочие) по направлениям, подразделениям или по заказам и проектам, то при ОБОСОБЛЕННОМ учете сумма косвенных затрат будет определяться в пределах организации, которая их совершала, и распределение будет происходить по выбранной базе также только в пределах этой организации.
При АГРЕГИРОВАННОМ учете сбор всех косвенных затрат и их распределение осуществляется единым образом по всему бизнесу.
7. Отчетность: при РАЗДЕЛЬНОМ учете любые управленческие отчеты, как сводные финансовые, так и любые маркетинговые и операционные можно сформировать как отдельно по каждой или нескольким организациям, так и в целом по бизнесу.